6 bước để chiến thắng "bệnh" lưỡng lự

The Nguyen -  6 bước để chiến thắng “bệnh” lưỡng lự

Bước 1:

Hãy quyết định nếu bạn thật sự muốn làm một việc nào đó. Có thể kết quả sẽ không mang lại cho nỗ lực của bạn một sự đền bù tương xứng, nhưng bạn đã “”làm”” và “”nhận”” kết quả công việc.

Bước 2:

Nếu bạn muốn làm một việc nào đó, bạn hãy tự quyết định sẽ thực hiện công việc đó ngay vào lúc đang suy nghĩ hoặc sẽ làm vào lúc nào. Hãy cho công việc đó một tên gọi cụ thể và thời điểm để thực hiện và hãy thực hiện

Bước 3:

Thông thường, giây phút lưỡng lự xảy ra khi bạn chợt nhận ra mình nên làm việc này, việc kia hoặc khi bạn vấp phải một vấn đề khá nan giải. Lúc đó, bạn hãy dũng cảm nói to với chính mình: “”Nào, STOP”” và bắt tay vào làm việc.

Bạn hãy trả lời câu hỏi: “”Điều gì khiến mình lưỡng lự như thế này nhỉ?””, câu trả lời có thể là: “”Việc đó khó quá, có cách nào làm dễ hơn, vui hơn không?””. Giải pháp trong trường hợp này là: Hãy chia công việc thành từng phần để dễ thực hiện, nên bắt đầu từ việc nhẹ nhàng nhất hoặc bạn sẽ nhờ đến sự trợ giúp ở phần việc khó nhất. Đừng tự ti cho rằng mình không đủ sức và nghiệp vụ để nhận lãnh một việc làm mà mình rất thích.

Hãy đánh giá khả năng của mình, nếu bạn không tự tin lắm hãy tham dự các khóa huấn luyện, hoặc trường hợp công việc quá sức mình hãy mạnh dạn thay đổi chỗ làm việc khác phù hợp hơn.

Bước 4:

Hãy gọi điện hoặc gặp trực tiếp người có liên quan đến công việc. Đây là con đường ngắn nhất và hiệu quả nhất để bạn giải quyết vấn đề, thay vì chỉ ngồi phỏng đoán hoặc mất thời gian để hỏi han những người không thể cung cấp thông tin chính xác cho bạn, đơn giản vì không phải phạm vi công việc, chức năng của họ.

Bước 5:

Khi công việc hoàn tất, bạn nên dành thời gian kiểm nghiệm lại kết quả công việc. Khoảng thời gian này không nhiều nhưng quan trọng, giúp bạn nhìn lại và rút tỉa kinh nghiệm. Nếu bạn thực sự chưa hài lòng, hãy nhờ đến một chuyên viên có kinh nghiệm về lĩnh vực công việc bạn đã làm nhờ họ chỉ vẽ thêm.

Bước 6:

Hãy thư giãn, ăn món mình thích, chơi thể thao như một cách tự thưởng cho mình vì đã chia tay với “”bệnh”” lưỡng lự. Song bạn cần nhớ, “”căn bệnh”” bạn vừa chia tay có thể tái phát. Điều này có nghĩa là bạn cần chuyển tải mọi công việc cần, sẽ và phải làm lên lịch làm việc và đừng bỏ qua bất kể những kế hoạch đã định ra.

6 bước để chiến thắng "bệnh" lưỡng lự

Cẩm nang Kinh doanh Harvard - Kỹ năng ra quyết định - P1

The Nguyen - Bạn có thường xuyên phải đưa ra những quyết định trong công việc, cuộc sống?

 

Bạn nghĩ rằng để đưa ra một quyết định là khó hay dễ?

Khi ở trong tình huống phải đưa ra quyết định, bạn sẽ dựa trên những yếu tố nào??

Cuốn sách “Kỹ năng quyết định” sẽ giới thiệu tới bạn đọc một quy trình quyết định hợp lý đã được thử nghiệm qua thời gian và có thể áp dụng cho nhiều tình huống phức tạp.

Cuốn sách gồm các công cụ giúp bạn đánh giá, lựa chọn những phương án tốt nhất để đạt được mục tiêu của mình, đồng thời giúp bạn hạn chế nhược điểm cá nhân, và biết cách tổ chức việc ra quyết định.

Phần 1: Quy trình ra quyết định.

-Xác lập mục tiêu

-Xác lập bối cảnh để thành công .

-Đề xuất các phương án.

-Đánh giá các phương án

-Chọn phương án khả thi nhất.

1.Xác lập mục tiêu:

-Theo bạn,mục tiêu có thực sự quan trọng khi bạn đưa ra quyết định?

-Bạn đã từng xác lập mục tiêu ngắn hạn? dài hạn của mình?

-Khi đưa ra quyết định, bạn ưu tiên cho mục tiêu nào?

2.Xác lập bối cảnh để thành công:

-Việc ra quyết định hiệu quả chỉ tồn tại khi tổ chức và các nhà lãnh đạo khuyến khích tranh luận có tính xây dựng và ủng hộ các quan điểm đa dạng.

-Bối cảnh thuận lợi:

+ Có sự tham gia của những cá nhân thích hợp

+ Những người ra quyết định gặp nhau ở những nơi khuyến khích tư duy sáng tạo.

+ Những người tham gia thống nhất về cách ra quyết định.

3.Đề xuất các phương án:

Quyết định đúng đắn luôn bắt nguồn từ những phương án khả thi.

Để đưa ra được một phương án đúng đắn nhất, bạn cần phải có nhiều phương án lựa chọn khác nhau.

-Hãy huy động trí tuệ tập thể.

-Đặt các câu hỏi thăm dò:

Chúng ta nên xem xét các phương án nào?

Chúng ta trả lời như thế nào trước những mối quan tâm về…?

-Sẵn sàng xem xét và thảo luận các quan điểm khác với quan điểm của chính bạn.

-Khích lệ các ý tưởng sáng tạo.

Nếu trong trường hợp chỉ có một phương án, bạn sẽ làm gì?

Làm sao để bạn biết được đâu là một phương án khả thi?

Cách đánh giá các phương án đưa ra?

Cách đối phó với các vấn đề chưa biết để hạn chế rủi ro???

XEM THÊM :  Cẩm nang Kinh doanh Harvard – Kỹ năng ra quyết định – P2

Cẩm nang Kinh doanh Harvard - Kỹ năng ra quyết định - P1

Giải quyết vần đề thật đơn giản (P1): Vấn đề lớn và nhỏ

The Nguyen - Bạn sẽ chọn phương án nào từ hai phương án sau:

• Nhận một lần 10 tỷ đồng;


• Nhận 100 đồng vào ngày đầu tiên cuả tháng, 200 Đồng vào ngày thứ 2, 400 Đồng vào ngày thứ 3, 800 Đ vào ngày thứ 4 và cứ thế cho đến cuối tháng.

Có vẻ như việc lựa chọn là rất đơn giản, nhưng bạn nên bình tĩnh ngồi xuống, dùng giấy, bút chì và cả máy tính nếu cần để tính toán xem sự lực chọn nào có lợi hơn.

Các vấn đề xuất hiện dưới dủ kiểu dạng và quy mô. Sẽ là khôn ngoan nếu suy nghỉ về vấn đề một cách kỹ lưỡng trước khi đưa  ra giải pháp.

 Bạn sẽ có thể gặp 3 loại vấn đề chính sau:

• Các vấn đề sai lệch: Khi sự việc nào đó không theo kế hoạch


• Các vấn đề tìm tàng: vấn đề rất có thể xuất hiện trong tương lai


• Các vấn đề hoàn thiện: khi bạn tìm kiếm các cách thức để nâng cao hiệu quả công việc.

Dự đoán trước và ngăn chặn vấn đề là tốt hơn so với ngồi đợi chúng xảy ra. Hầu hết các vấn đề “không thể tiên đoán trước được” đều có thể lường trước được.

Sáu giai đoạn của quá trình giải quyết vấn đề:

Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào việc giải quyết những vấn đề nếu nó:

• Có khả năng tự biến mất


• Không quan trọng


• Sẽ tốt hơn nếu được giải quyết bởi người khác

 

Quy luật 80/20 – Hãy tập trung vào những vấn đề xứng đáng với nỗ lực của bạn

 

Sẽ rất có ích nếu bạn tự hỏi:

• Có giải pháp cho vấn đề này không?


• Có đáng nỗ lực để giải quyết vấn đề này không?


• Tôi chấp nhận một cái giá như thế nào để giải quyết việc này?

Hãy luôn tự đặt cho bản thân những câu hỏi thông minh

 

Khi bạn tự nhận mình là chủ sở hữu của một vấn đề có nghĩa là bạn đã đưa ra một lời hứa mà bạn chắc chắn phải thực hiện.

Giải quyết vần đề thật đơn giản (P1): Vấn đề lớn và nhỏ

Kỹ năng quyết đoán trong cuộc sống

The Nguyen - Trong nhiều trường hợp, kỹ năng quyết đoán rất quan trọng. Nó sẽ giúp chúng ta ứng phó linh hoạt, vượt qua khó khăn và thay đổi kịp thời để chớp lấy thời cơ. Thiếu tự tin, không quyết đoán thì cho dù có kiến thức, có tầm nhìn, có được thông tin chăng nữa thì sự do dự cũng sẽ làm lỡ mất cơ hội.

Quyết đoán là sự cân bằng giữa rụt rè-thận trọng (thái độ phục tùng) và năng nổ-hiếu thắng (thái độ gây hấn). Để tạo ra sự cân bằng này không có nghĩa là phải tỏ ra gay gắt, liều lĩnh mà cũng không lo lắng, do dự, chờ đợi nơi người khác. Tính quyết đoán, nói đơn giản là đạt tới những gì mình muốn, những điều mình xứng đáng có được mà không vi phạm trắng trợn quyền lợi của người khác, là một cách để bạn có thể đứng trên quan điểm của mình và không để bị chi phối bởi những người có thể lợi dụng bạn. Đồng thời quyết đoán là tôn trọng cảm xúc và ý kiến người khác.

Quyết đoán không phải là làm bừa mà là dám nghĩ, dám làm. Một việc gì nếu bạn dám hành động, hành động có suy nghĩ, chủ động và kiên quyết thì tại sao thành công lại không thể đến. Những người quyết đoán thường là những người tự tin và biết mình cần gì ở cuộc sống. Họ cũng theo đuổi những gì họ muốn với tất cả nhiệt huyết và lòng quyết tâm. Họ thường là những người thành công trên hầu hết mọi phương diện của cuộc sống, đặc biệt khi có cạnh tranh.

Bạn có gặp khó khăn khi nói “”không”" trong lúc bạn muốn nói “có”? Bạn có khuynh hướng chiều theo ý kiến của người khác bởi vì bạn ngại không thể nói lên điều bạn muốn nói. Nếu điều này xảy ra ở bạn thì bạn cần tìm cách làm mình thêm quyết đoán hơn. Bạn có thể luyện tập tính quyết đoán bằng cách phát huy tính linh hoạt, thái độ tiếp nhận và cách ứng xử của bạn đối với các sự việc cũng như đối với người khác trong giao tiếp.

Một vài khía cạnh trong cuộc sống, bạn cần đến kỹ năng quyết đoán :

- Trong các cuộc họp là tình huống lý tưởng để bạn thể hiện sự quyết đoán của mình. Đó có thể là cơ hội cho bạn tỏa sáng và trình diễn những điểm nổi trội nhất. Tận dụng các cuộc họp để chia sẻ ý tưởng sáng tạo và giải pháp cho các vấn đề sẽ giúp bạn chứng minh khả năng lãnh đạo của mình, thậm chí hỏi một câu hỏi đúng trong cuộc họp cũng có thể cần đến sự quyết đoán.

- Một cách khác giúp bạn thêm quyết đoán trong cuộc sống là luôn tự chủ. Nếu đồng nghiệp của bạn khiến bạn bực mình, khó chịu, họ luôn muốn vượt trội trên bạn và sai khiến bạn. Bạn hãy tỏ ra quyết đoán để xác định những giới hạn giúp bạn đối phó lại với các đồng nghiệp đó. Bạn hãy tự chủ, giữ bình tĩnh tối đa khi đối mặt với những tình huống kịch tính. Bạn càng tự chủ bao nhiêu thì bạn càng quyết đoán bấy nhiêu. Và chỉ khi bạn tự chủ, bạn mới có thể quyết đoán được. Hãy giữ sự sáng suốt và đừng để người khác chọc giận mình.

- Học cách nói “”không”" khi bạn bị quá tải, khi không thể giúp, khi không muốn. Nói “”không”" là dạng thức khó thể hiện nhất của tính quyết đoán.

- Tính quyết đoán có thể giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn trong công viêc của mình. Có nhiều người chịu thiệt thòi chỉ vì họ không đủ quyết đoán để thỏa thuận mức lương hay thẳng thắn đề nghị tăng thu nhập cho mình, họ gặp rất nhiều khó khăn để thể hiện sự quyết đoán khi phải đề cập đến chuyện tiền bạc. Nếu bạn cứ chờ đợi sếp chú ý tới những đóng góp của bạn và sẽ đề nghị cho bạn một mức lương cao hơn, thì sự chờ đợi đó có lẽ chỉ là niềm hy vọng …kéo dài. Bạn phải quyết đoán đến gặp sếp một cách tự tin và đề nghị tăng lương. Bạn có thể ghi ra giấy mong muốn tăng lương kèm theo bản tóm tắt các thành tích bạn đạt được, sau đó sắp xếp một cuộc gặp và thẳng thắn trình bày điều mà bạn xứng đáng có được.

Bạn có thể tự kiểm soát mình, tự tin, không nóng nảy và hãy luôn như thế!

Khi có những xung đột trong cuộc sống, sự linh động có thể là một giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề giữa hai hay nhiều người. Tính quyết đoán không chỉ đem lại lợi ích cho sự nghiệp mà còn cho cả cuộc sống của bạn, để bạn luôn cảm thấy hài lòng về bản thân và công việc. Hiểu biết và nhận ra tính quyết đoán của mình là một phương cách then chốt trong việc giúp bạn phát huy các kỹ năng giao tiếp, ảnh hưởng của bạn đối với người khác và sự quyết định cần thiết khi giải quyết vấn đề trong cuộc sống.

Kỹ năng quyết đoán trong cuộc sống

Kỹ thuật 5 whys : giải quyết vấn đề trong chớp mắt

The Nguyen - Tại sao lại sử dụng “5 whys”?

5 whys là một kỹ thuật đơn giản dùng để giải quyết vấn đề, giúp người sử dụng nhanh chóng tìm ra gốc rễ thật sự. Được phổ biến vào những năm 1970 bởi hệ thống sản xuất Toyota, chiến lược 5 whyslà xem xét một vấn đề bất kỳ và đặt câu hỏi:  ”Tại sao?”, “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?” Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và cứ thế. Do vậy mới có cái tên chiến lược 5 whys

Lợi ích của 5 Whys bao gồm:

• Nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề


• Dễ học và dễ áp dụng

Làm thế nào để sử dụng công cụ:

Trong quá trình tìm giải pháp, hãy bắt đầu từ kết quả cuối cùng và suy ngược lại (hướng về nguyên nhân gốc rễ), liên tục hỏi: “Tại sao?”. Điều này cần phải được lặp đi lặp lại cho đến khi nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đã rõ ràng.

    Gợi Ý:

5 Whys là một kỹ thuật đơn giản có thể giúp bạn nhanh chóng tìm ra gốc rễ của một vấn đề. Nhưng đó là tất cả những gì nó làm được, một vấn đề quá phức tạp thì nhiều khả năng “5 Whys” sẽ đưa bạn đi sai đường. Nếu bạn nhận thấy nó không nhanh chóng đưa ra câu trả lời đúng đắn và rõ ràng, thì có thể bạn sẽ phải cần đến những kỹ thuật tinh vi hơn, như các kỹ thuật tại phần giải quyết vấn đề.

 Ví dụ: Sau đây là một ví dụ về phân tích 5 Whys như một kỹ thuật giải quyết vấn đề hiệu quả:

1. Tại sao khách hàng Hinson Corp của chúng ta không hài lòng? Bởi vì chúng ta đã không cung cấp dịch vụ đúng thời hạn như chúng ta hứa.


2. Tại sao chúng ta không thể đáp ứng được các hợp đồng về thời gian hay tiến độ giao hàng? Vì chúng ta đã nghĩ nó không tốn nhiều thời gian như vậy.


3. Tại sao ta mất nhiều thời gian hơn dự kiến? Bởi vì chúng ta không đánh giá đúng sự phức tạp của công việc.


4.  Tại sao chúng ta đánh giá thấp sự phức tạp của công việc? Bởi vì chúng ta đã vội vã ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, trong khi chưa liệt kê các giai đoạn cụ thể để hoàn thành dự án.


5. Tại sao chúng ta không làm vậy? Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác. Rõ ràng, chúng ta cần phải xem xét lại việc hoạch định thời gian của mình và mô tả đầy đủ các công đoạn quan trọng.

Những điểm chính:

Chiến lược 5 Whys là một công cụ rất hiệu quả và dễ sử dụng để tìm ra gốc rễ của vấn đề. Bởi vì nó rất cơ bản nên dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề. Tuy nhiên ,hãy nhớ, nếu nó không chỉ ra một câu trả lời trực quan, thì nên áp dụng các kỹ thuật giải quyết vấn đề khác.

Bài viết tiếp theo trong phần này sẽ nghiên cứu về biểu đồ Nguyên nhân & Hệ quả – đây là công cụ đặc biệt hữu ích cho việc tìm ra các nguyên nhân có thể có của một vấn đề. Để tìm hiểu thêm, hãy nhấp vào “Next article” bên dưới.

Kỹ thuật 5 whys : giải quyết vấn đề trong chớp mắt

Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả

The Nguyen - Trong cuộc sống của chúng ta luôn có những vấn đề nảy sinh, và làm cách nào để giải quyết tốt những vấn đề đó? Sáu bước sau đây sẽ giúp bạn vượt qua những vấn đề khó khăn đó.

1. Nhận ra vấn đề:
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.

Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Hiểu vấn đề:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau:

Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?;

Vấn đề xảy ra ở đâu?;

Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?;

Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
4. Chọn giải pháp:
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:

Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?

Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?

Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?

Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?

5. Thực thi giải pháp:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v…

6. Đánh giá:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả

Vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết công việc

The Nguyen – Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc. Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác.

Phương pháp này được sử dụng rộng rãi nhất nhằm mục đích thúc đẩy những ý nghĩ có tính sáng tạo. Alex Osborn – uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ – cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.

1. Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.


2.  Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.


3. Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là: không được phê phán các ý kiến

Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích

Càng nhiều ý kiến càng tốt

Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác.

4.Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi – dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.

5. Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng hộ ý kiến của người khác.

6. Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mỗi nhóm giải quyết 1 vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.

7. Phải lấy được ý kiến của tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?

8. Giải pháp  khi mọi ý kiến đi dần vào bế tắc

• Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .


• Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .


• Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.

Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này trong việc giải quyết vấn đề đang thảo luận.

Vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết công việc

Các quá trình cần có trong giải quyết vấn đề

The Nguyen – Trong cuộc sống, bạn luôn luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề cần được giải quyết. Hãy tập giải quyết các vấn đề nhỏ hằng ngày để giúp bạn có những kinh nghiệm đối phó và xử lý các vấn đề lớn hơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hình thành trong đầu của mình quá trình để giải quyết vấn đề.

• Xác định vấn đề: Khả năng nhận ra một vấn đề tồn tại là một kỹ năng cần thiết. Vì trước khi giải quyết bất cứ điều gì, bạn điều cần phải nhận ra các vấn đề mà nó cần phải giải quyết. Ví dụ, một cánh cửa đang mở và bạn muốn đóng nó lại.


• Bây giờ là bước bạn phải đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề. Bước này cũng cần phải động não. Hãy suy nghĩ đến mục tiêu mà bạn cần đạt được, để có hướng giải quyết thích hợp. Giải pháp mà bạn đưa ra cũng cần phải tùy thuộc vào môi trường xung quanh. Xem xem để giải quyết nó bạn cần bất kỳ công cụ nào hoặc những kỹ năng cần thiết nào? Phân tích thật kỹ càng và cụ thể.

Ví dụ như trên: cánh cửa đang mở và bạn muốn nó được đóng. Ok, vậy bây giờ bạn có bao nhiêu giải pháp để thực hiện điều mình muốn?

+ Bạn có thể nhờ người khác để đóng cửa.

+ Nếu cửa là tự động, nó sẽ tự đóng.

+ Bạn cũng có thể tự đóng nó.

Và nếu như cánh cửa được chặn bởi một vật nặng, bạn cần phải loại bỏ vật nặng đó đi trước khi đóng được cửa. Tiếp tục: vậy làm cách nào để loại bỏ vật nặng đó đi? Với sức lực của bạn, bạn có làm được không? Nên dùng trí hay dùng sức?

Để giải quyết một vấn đề luôn luôn có nhiều giải pháp khác nhau. Và không có giải pháp nào sai cả, nó chỉ khác biệt ở hiệu quả và con đường đi ngắn hay dài mà thôi.

• Quyết định để hành động. Chọn một giải pháp mà bạn cảm thấy hiệu quả nhất để thực hiện. Đôi khi bạn cũng cần phác thảo các bước cần thiết để đạt được mục tiêu. Đặc biệt đối với các vấn đề phức tạp, bạn nên liệt kê một danh sách ghi các bước chi tiết cần để thực hiện, ví dụ nếu cửa sắt của bạn đã bị gỉ, bạn cần phải:

+ Đi đến các cửa hàng bán những vật liệu bạn cần

+ Mua những gì bạn cần

+ Về nhà

+ Sử dụng những gì bạn đã mua để khắc phục tình trạng cánh cửa của bạn.

Và cách bạn có thể làm nhanh nhất là gọi một người thợ đến sửa.

• Hãy hành động: Ngừng suy nghĩ và bắt đầu làm. Hãy gọi cho thợ và thông báo cho ông về vấn đề này. Lấy chìa khóa của bạn và đi đến các cửa hàng để mua những vật liệu cần thiết.


• Đánh giá quá trình và điều chỉnh khi cần thiết. Ví dụ, người mà bạn gọi không đến để sửa chữa cửa và trời cũng đã sắp tối rồi. Bạn phải quyết định có nên gọi lại cho ông ta hay không hoặc tự mình sửa. Bạn đã xác định được một vấn đề và hai giải pháp có thể. Bây giờ bạn phải quyết định một giải pháp khả thi nhất và hành động.

Kết thúc quá trình là lúc bạn đạt được mục tiêu của mình.

Các quá trình cần có trong giải quyết vấn đề

Nghệ thuật ra quyết định

The Nguyen Đưa ra những quyết định tốt, được mọi người ủng hộ và thực thi là cả một nghệ thuật mà tất cả các nhà lãnh đạo đều phải học. Điều này lại càng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nhân trong giải quyết các vấn đề hàng ngày.

Sẽ không có một câu trả lời dứt khoát cho câu hỏi trên. Chính vì vậy mà việc ra những quyết định tốt là cả một nghệ thuật. Tùy theo tình huống mà việc ra quyết định có thể dựa trên sự độc đoán hay trên sự đồng thuận của tất cả mọi người. Lúc nào cũng dựa trên sự độc đoán hay luôn bao biện là một cách ra quyết định cực đoan và nguy hiểm. Những người ra quyết định giỏi nhất là những người linh hoạt. Họ biết khi nào phải độc đoán, khi nào phải đi tìm tiếng nói chung của mọi người trong tổ chức và khi nào nên ở giũa hai cực này.

Khi mới khởi nghiệp, bạn thường chỉ có một mình và phải tự quán xuyến mọi việc của doanh nghiệp. Khi đó, bạn sẽ chịu trách nhiệm về mọi quyết định của mình, cả về mặt chiến lược lẫn chiến thuật.

Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, để vận hành nó, bạn cần phải có sự hợp sức của nhiều người khác. Lúc này, bạn đã cân nhắc đến ý kiến của người khác khi ra quyết định hay chưa? Và bạn có nên làm điều này hay không?

Để làm được điều trên, bạn có thể bắt đầu bằng việc tìm hiểu cách ra quyết định của cá nhân mình. Hãy tự hỏi rằng khi phải ra một quyết định, bạn sẽ có xu hướng dựa vào bản thân là chính hay đi tìm tiếng nói chung của mọi người? Bạn có chọn một giải pháp trung hòa là tham khảo ý kiến của những người khác, nhưng sẽ tự mình ra quyết định cuối cùng không? Thông thường, nhà quản lý ra một quyết định theo một trong 5 phong cách dưới đây:

1. Thực hiện vai trò của một giám đốc

Đây là cách ra quyết định độc đoán nhất. Người ra quyết định cho rằng anh ta hiểu biết hết một vấn đề và tin rằng mình hoàn toàn có khả năng ra mọi quyết định một mình.

2. Đi tìm thực tế

Đây cũng là một cách ra quyết định độc đoán. Người lãnh đạo không chia sẻ vấn đề với người khác hay đi tìm lời khuyên từ người khác mà tự mình đi tìm những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.

3. Điều tra

Đây là cách ra quyết định ít độc đoán hơn. Người lãnh đạo tham khảo ý kiến của những người khác đẻ ra quyết định, nhưng anh ta cũng sẽ ra quyết định một mình.

4. Đi tìm thỏa hiệp

Nhà quản lý chia sẻ vấn đề với những người khác, cân nhắc kỹ những ý kiến đóng góp của họ và dựa trên đó để đưa ra quyết định cuối cùng.

5. Dựa vào tập thể

Nhà quản lý chỉ ra quyết định trên cơ sở đạt được sự đồng thuận của tất cả mọi người.

Sau khi đã hiểu được phong cách ra quyết định của chính mình, bạn có thể cân nhắc xem có nên linh hoạt theo từng tình huống thực tế hay không. Muốn biết có nên thay đổi cách ra quyết định chính của mình trong mỗi tình huống, bạn hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi sau:

1- Tôi đã thật sự hiểu biết rõ vấn đề cần giải quyết chưa?

2- Tôi đã có đủ những thông tin cần thiết để ra quyết định chưa? Nếu chưa, tôi có biết tìm những thông tin đó ở đâu không?

3- Để thực hiện quyết định, tôi cần sự hỗ trợ của người khác ở mức độ nào?

Càng hiểu biết vấn đề và càng có nhiều thông tin, bạn càng có nhiều khả năng ra những quyết định độc đoán. Trong trường hợp ngược lại, bạn phải ra một quyết định có cân nhắc đền ý kiến của người khác. Khi cần nhiều sự hỗ trợ của những người khác trong quá trình thực hiện quyết định thì bạn cũng không thế tự mình ra quyết định được.

Đôi khi thời gian không cho phép bạn chọn lựa cách ra quyết định như nói trên. Đó là khi bạn gặp phải nhưng tình huống khẩn cấp. Khi đó, bạn phải tự mình ra những quyết định nhanh, không cần tham khảo ý kiến của người khác.

Vì vậy, nên nhớ một nguyên tắc quan trọng sau: Để các quyết định được mọi người tôn trọng và tuân theo, cần phải công khai quá trình ra quyết định. Khi làm cho mọi người hiểu được tính hợp lý trong việc ra quyết định của bạn, bạn sẽ xây dựng được lòng tin nơi họ. Tính minh bạch trong quá trình ra quyết định sẽ tạo ra sự hiểu biết, thông cảm của mọi người trong tổ chức và họ sẽ dễ dàng tuân theo quyết định ngay cả khi họ không hoàn toàn đồng tình với nó.

Nghệ thuật ra quyết định

6 bí quyết để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

The Nguyen Hàng ngày, chúng ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề từ đơn giản như mặc đồ gì phù hợp với cuộc hội thảo hoặc phức tạp hơn như khắc phục một dự án đang “giậm chân tại chỗ”. Nếu có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, cuộc sống sẽ đơn giản hơn.

Sau đây là những gợi ý giúp bạn nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề:

Cởi mở

Hãy cố thử tất cả các giải pháp có thể để giải quyết vấn đề, thậm chí chúng có vẻ kỳ quặc. Điều quan trọng là bạn phải duy trì sự cởi mở để tăng khả năng suy nghĩ sáng tạo, từ đó tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Dù bạn hành động thế nào cũng đừng ngại ngùng cho rằng chúng là giải pháp ngu ngốc, không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ. Thực tế cho thấy rất nhiều hướng giải quyết, thành công xuất đôi khi xuất phát từ những ý tưởng điên rồ.

Tập trung vào giải pháp

Các nhà thần kinh học đã chứng tỏ rằng não bạn không thể tìm ra giải pháp nếu bạn chỉ tập trung vào vấn đề. Chỉ nhấn mạnh vào ai là người có lỗi, hậu quả sẽ ra sao có thể gia tăng những cảm xúc tiêu cực trong não, từ đó hạn chế tư duy các biện pháp giải quyết tiềm năng. Tất nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên phớt lờ vấn đề mà hãy cố gắng bình tĩnh, nhìn nhận vấn đề một cách sáng suốt, sau đó suy nghĩ các biện pháp khả thi.

Nhìn nhận vấn đề một cách trung lập

Đừng coi vấn đề bạn đang mắc phải như một chướng ngại vật không thể vượt qua. Hãy nghĩ đơn giản rằng có một yếu tố hay điều gì đó không hoạt động hiệu quả và bạn cần tìm một cách làm khác. Sau đó, hãy thử tiếp cận vấn đề một cách trung lập mà không so đo quá nhiều. Đừng vì ý kiến đa chiều của những người xung quanh mà dao động. Hãy lắng nghe góp ý của họ, phân tích vấn đề kỹ lưỡng và làm theo bản năng của mình.

Lật ngược vấn đề

Đôi khi quá quen thuộc với những phương pháp, những cách giải quyết thường làm mà bạn bỏ qua nhiều biện pháp khả thi khác. Vì thế, bạn nên cố gắng thay đổi cách tiếp cận và nhìn nhận mọi thứ theo cách mới bằng cách lật ngược lại vấn đề, tìm ra giải pháp khác so với những gì bạn từng làm. Thậm chí, cách giải quyết của bạn có vẻ ngốc nghếch nhưng với cách tiếp cận mới, độc đáo sẽ kích thích bạn nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều, sáng tạo hơn. Hơn nữa, khi có nhiều sự lựa chọn, bạn sẽ biết đâu là cách giải quyết tốt nhất.

Sử dụng ngôn từ tích cực

Hãy dẫn dắt suy nghĩ tích cực của bạn với những cụm từ như “Sẽ ra sao nếu như…” và “tưởng tượng rằng…”. Những cụm từ này mở rộng não bộ suy nghĩ theo hướng sáng tạo và khuyến khích giải pháp. Tránh và hạn chế những ngôn từ tiêu cực như “Tôi không nghĩ rằng…” hay “Điều này không đúng…”

Đơn giản hóa mọi việc

Chúng ta thường có xu hướng làm cho mọi thứ phức tạp hơn cần thiết. Hãy cố gắng đơn giản hóa vấn đề bằng cách nhìn vào bức tranh toàn cảnh và loại bỏ những chi tiết vụn vặn. Tìm kiếm giải pháp đơn giản, rõ ràng và bạn có thể ngạc nhiên trước kết quả đạt được.

6 bí quyết để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề